Artículos anteriores:
Archivo personal en bases de datos locales u hospedadas en remoto:
Una de las características que con más interes están implantando las organizaciones que ya han migrado a Exchange Server 2010 es la capacidad de crear buzones de archivo del lado del servidor. Sin embargo, hasta ahora sólo se podía crear dicho buzón en la misma base de datos en donde se encuentra en buzón principal del usuario.
A partir del SP1, podremos seleccionar entre:
- Base de datos predeterminada (La misma base de datos del buzón principal)
- Base de datos alternativa (p.e. “BD Archivo de departamento”)
- Base de datos hosteada en un servicio Online (p.e. “Servicios BPOS”)
Claramente tenemos más opciones para distribuir de forma más lógica la carga de almacenamiento del contenido de archivo, sin embargo me gustaría comentar que esta funcionalidad no ha sido diseñada con el objetivo de ahorrar espacio, y os lo explico a continuación.
Los objetivos de diseño del archivo online personal han sido los siguientes:
- Eliminar progresivamente los ficheros .pst de los equipos cliente.
- Consolidar la información histórica archivada en un único punto (los servidores de buzones).
- Poder centralizar y mejorar los procedimientos de copia de seguridad y restauración del contenido archivado.
- Poder controlar mejor el contenido archivado para evitar fugas de información.
- Aplicar criterios comunes de permisos de acceso y retención de información a lo largo de toda la organización.
- Poder realizar búsquedas de e-discovery tanto en el buzón principal como en el archivo de forma transparente.
Cuando planificamos la implantación de la característica de archivo a lo largo de la organización, debemos verlo mas bien desde el punto de vista del control de la información y el cumplimiento legal, que desde el ahorro que pueda suponer en almacenamiento.
De hecho, la característica de SiS (Single Instance Storage) ya no está presente en Exchange Server 2010, incluyendo el archivo.
Exchange Server 2010 ha sido diseñado para poder utilizar almacenamiento económico, gracias a las nuevas características de replicación de bases de datos y la capacidad de disponer de hasta 16 equipos en un DAG (Database Availability Group), combinando replicas en tiempo real con réplicas con tiempos de retraso.
Todo esto hace que se pueda invertir en un mayor número de servidores con almacenamiento económico local, en vez de pocos servidores con almacenamiento en cabinas de discos.
Pues bien, habilitar el archivo personal a un usuario es tan sencillo como hacer clic con el botón derecho en el buzón y seleccionar “Habilitar archivo…”
El asistente nos permitirá seleccionar entre las tres opciones mencionadas anteriormente (en este ejemplo, la base de datos de Archivo del departamento comercial):
Ahora, desde Outlook Web App y desde Outlook 2010, el usuario podrá acceder al buzón de archivo online de la misma forma como a su buzón principal.
Otra de las ventajas de disponer de un archivo en el lado del servidor y no en ficheros .pst es que los usuarios pueden acceder a su información desde cualquier sitio gracias a OWA y Outlook Anywhere y no solamente cuando están en su equipo.